組織設計的權變管理

組織結構只有適不適合,沒有最好的標準設計方案。每個組織會因其在「複雜化」、「整合機制」、「正式化」與「集權程度」四個構面設計上的不同,呈現不同的結構形式,一為「機械式結構」,另一種是「有機式結構」。

組織設計的權變理論

機械式結構」(Mechanistic Structures)強調任務依計畫按部就班執行,重視主管的指揮監督,導致「垂直層級」加長,主管人數增多。在水平分化上,機械式結構提升效率的方式是「功能專精化」及「個別式專精化」。在整合機制方面,大多透過「職權層級」或「直接接觸討論」進行溝通協調。採取「高度正式化」設計,大量使用「規章」與「標準作業程序」(Standard Operating Procedures, SOPs)。機械式結構是偏「集權化」的,例行性生產「效率」較高,但應變彈性較低。

相對於機械式結構,「有機式結構」(Organic Structures)強調提升組織「彈性」而非效率。主管人數較少,在垂直分化上偏向「扁平式」。角色定義較寬鬆,組織成員須持續發展新技能,以應付後續的新任務。組織成員各自以其專業技能,共同專精於某一項任務的執行,屬於「社會與整合式專精化」。整合機制上需要較複雜的「團隊或整合角色」;鼓勵「水平式溝通」,以快速解決問題。正式化方面,採取「應變調整」的設計,規章與程序並非一成不變。有機式結構是「分權」設計,以因應變化中的情境;強調個人的適任、專業、與創新能力。應變「彈性」較高,但對於例行性任務的執行效率相對較低。

機械式與有機式結構,各有其優缺點。組織設計的「權變理論」(Structural Contingency Theory)認為:組織的生存與發展是一個內部整合與外部適應的過程,當組織設計配適其內外部情境,例如,組織的規模、生命週期、環境、策略、生產科技等,則組織效能愈高。

組織生命週期與組織設計

組織生命週期」(Organizational Life Cycle)是指組織成長與發展過程中所歷經的階段。依組織設計的觀點,如果組織隨著時間的經過,規模逐漸擴大,則可將組織的生命週期分成「創業」、「協力成長」、「正式化與控制」、「精心設計結構」等四個階段,不同階段須配合不同的結構設計。

(一)「創業階段」(Entrepreneurial Stage):組織在創生的幾年內,最嚴峻的挑戰在於確保資源的取得。由於一切都還在摸索,大都以短期觀點行事,由創業者決定大小事情,以快速回應生存挑戰。創業階段通常需要集權簡單低正式化簡單整合的結構,以彈性因應許多生存危機。

(二)「協力成長階段」(Collective Stage):組織最大的挑戰是如何利用有限的資源,拓展新的產品、服務和顧客來源,以及面對日益加劇的競爭,鞏固其在產業中的地位。協力成長階段通常會維持非正式的組織結構,持續創新,與員工高度的承諾與投入。

(三)「正式化與控制階段」(Formalization and Control Stage):隨著組織規模持續擴大,需要更複雜的專業分工、部分的分權正式化的組織結構與規章制度,簡單的協調機制,穩定的外部關係以及組織文化,更有系統的控制整體營運。

(四)「精心設計結構階段」(Elaboration of Structure Stage):組織規模更大,任務與任務間、次級單位間的協調問題也更複雜。組織也可能開始進入不熟悉的經營領域,尋求新的成長機會,需要隨著內外部環境的變化而不斷進行組織變革與更新,包括分權化多角化,以確保持續成長。若無法及時因應變局而陷入危機,則可能從此隕落,結束營運或被其他組織併購。

環境與組織設計

組織環境」(Organizational Environment)是指組織邊界以外,影響組織運作方式與資源取得之各種影響力的組合,可分成「任務環境」與「一般環境」兩類。

任務環境」(Task Environment)是對組織的生存,包括資源取得與運作方式有直接影響的外部因素。包括:顧客、供應商、配銷商、競爭者、政府、商業同業公會與產業工會。

一般環境」(General Environment)是指影響組織任務環境,以及組織在任務環境中獲取資源的因素,包括國內與國際經濟、政治、科技發展、社會及文化、 環保、國際競爭等因素。

環境影響組織資源的取得。當環境充滿不確定性時,組織組織必須設計適當的結構,以最配適環境的方式運作,以確保資源的取得。

影響環境不確定性的因素有三:

(一)「環境資源豐富性」(Environmental Munificence):指環境中可用於支持組織成長與穩定營運的資源多寡。環境資源匱乏的原因可能是資源不足,或是高度競爭的結果。

(二)「環境動態性」(Environmental Dynamism):指環境隨著時間產生不規則或難以預測之變化的程度。環境動態性對於組織經營所造成的不確定性,可歸納為兩個因素:(1)環境變化的頻率高、幅度大,亦即不可預測性愈高時。(2)組織與環境間的連結性愈強時。

(三)「環境複雜性」(Environmental Complexity):組織在決策過程中必須納入考量之環境種類多寡與異質性的程度。影響環境複雜性的因素包括:「需考量的環境數目」、「異質性」和「關聯性」。

當「環境資源愈貧乏」、「環境動態性愈高」、「環境越複雜」時,環境不確定的程度愈高。此時組織結構越低正式化、高度分權、高度整合,亦即採用彈性的「有機式結構」時,組織效能越高。相對的,當環境資源豐富、單純與穩定時,越正式化、集權、低度整合,即採用「機械式結構」時,組織效能越高。

 

組織的環境組織的環境

 

策略與組織設計

組織策略」(Strategy)是有關組織長期目標與達成目標之必要行動與資源分配的決策;也可說是一個獨特而有價值的組織定位,與一組達成此定位目標的行動。達成策略目標的行動之一便是設計能配適策略的組織結構。

事業策略」(Business-Level Strategy)是組織如何在既定的事業領域中競爭的決策,包括產品、服務、與市場的選擇,以決定其在競爭中的定位,也是建立與整合各功能部門的資源,以達成事業目標的計畫。事業策略可分為「成本領導」、「差異化」與「集中」三種競爭方式。

成本領導策略」(Cost Leadership)是指以低的產品與服務生產成本,訴求偏好低價格的顧客,以獲得高於產業平均水準之組織績效的競爭方式。成本領導策略組織設計的重點是效率控制,宜採取集權式高正式化高度控制的「機械式結構」。

差異化策略」(Differentiation Strategy)是指組織企圖在某些對顧客有價值的構面上,表現得比競爭者更優越,讓顧客感覺到其特殊差異與吸引力,藉以得到高於產業平均水準之組織績效的競爭方式。差異化策略的成功奠基在提升產品與服務的專精化程度,以及彈性快速回應顧客需求的能力,因此適合分權式決策的「有機式結構」。

總體策略」(Corporate-Level Strategy)是組織要在哪個領域競爭的決策,包括組織的使命、目標、所要競爭的事業領域,以及一套如何達成目標的計畫。總體策略也可以說是組織尋找新事業領域的行動計畫,包括「相關」與「非相關」多角化兩種。

多角化」(Diversification)即在不同事業領域中併購或另創事業部門,組織必須同時管理多個不同的產品或市場,因此總公司層次的組織設計適合「複事業部結構」。當採用「相關多角化」(Related Diversification)時,為了讓各事業部的能力與資源可以彼此移轉分享,總公司在重要決策上須集權化。「非相關多角化」(Unrelated Diversification)則較適合分權結構

全球擴張策略」的選擇與組織設計的搭配,影響「跨國企業」(Multinational Corporation, MNC) 的成敗。全球擴張策略的選擇包括「多國策略」、「國際策略」、「全球策略」與「跨國策略」。

多國策略」(Multidomestic Strategy)以回應當地需求為導向,組織設計適合以全球地域別結構分權與簡單的整合機制運作。

全球策略」(Global Strategy)以降低成本為導向,為了規模經濟,集中主要的價值活動在全球成本最低的地區,生產標準化產品,以因應全球市場的競爭。適當的組織設計為全球產品群結構,以及由總公司集權處理海外事業部間的資源配置問題。國際策略與全球策略所搭配的組織設計相近。

跨國策略」(Transnational Strategy)同時追求回應各國當地的需求與降低成本。採行全球矩陣式結構是組織設計可行的選項之一,整合機制最為複雜。

生產科技與組織設計

生產科技」(Technology)是指實體的原材料、機器設備、工作流程設計等和無形的技術、知識以及能力等之組合,讓組織用以轉換投入要素成為有價值的產品和服務。簡單的說,生產科技是組織將投入轉換為產出的方式、行動或程序。生產科技的三個構面,包括:技術複雜度、任務例行性、先進生產科技。

技術複雜度」(Technical Complexity)是指生產流程可被程式化,進而加以控制和預測的程度。「高技術複雜度」是指生產過程大部分仰賴機器並自動化,工作和產出都標準化,而且可被事先規劃。「低技術複雜度」是指生產過程大多依賴員工及其技能與知識而非機器,工作與產品不易標準化,難以被事先規劃。依據技術複雜度,可以區分出三種不同的生產科技。

小批量與單位生產科技」(Small Batch and Unit Production)是一次只生產一種客製化與少量產品的生產方式,如婚紗攝影、客製化豪華遊艇等,屬於低度技術複雜度小批量生產必須給予員工相當的自主權,以便彈性與快速回應顧客需要,適合扁平化和較少的規章制度約束的「有機式設計」。

大批量與大量生產科技」(Large Batch and Mass Production)是以批量方式每次生產大量標準化產品的生產方式。如手機、成衣等日用品,大量使用自動化或半自動化的機器設備,以生產線方式事先排定生產流程,工作被標準化,生產流程具有高度的可控制性,屬於中等的技術複雜度大批量生產追求效率,降低成本,適合高度正式化的「機械式結構」,基層主管的控制幅度較大。

連續製程生產科技」(Continuous-Process Production)是連續、不中斷、員工不直接接觸原材料與半成品的生產方式。如汽、柴油的提煉、化學製品的生產等。生產過程幾乎完全自動化和機械化,比大批量與大量生產方式使用更多複雜與自動化機器,更具可預測性與可控制性,技術複雜度最高連續製程主要的管理問題在於嚴密監控生產流程,除了高正式化、標準作業程序外,主管的控制幅度較小,因此垂直的組織層級數較多。

當部門的任務例行性高時,即「任務變異性」(Task Variability)低,「任務可分析性」(Task Analyzability)高者,適合高正式化集權化的「機械式設計」。相對的,低例行性任務變異性高,可分析性低,則適合採「有機式設計」,降低正式化與集權化,以使員工能彈性因應工作的機動性。

此外,「先進製造科技」(Advanced Manufacturing Technology, AMT)的應用,改變了傳統大批量生產組織的型態。AMT包括應用於:「產品設計」、「製造程序」、「物流規劃」與「資訊交換」等四個方面的生產科技。

(一)「產品設計科技」(Product Design Technologies, PDT):包括如「電腦輔助設計」(Computer-Aided Design, CAD)與「電腦輔助工程」(Computer-Aided Engineering, CAE)。其功能主要是定義產品,和提供產品設計過程所需的資訊處理。

(二)「程序科技」(Process Technologies, PT):如「彈性製造系統」(Flexible Turing Systems, FMS)、「電腦輔助製造」(CAM)、「電腦數控機具」(Computer Numerically Controlled Machines, CNC)。其功能主要是控制製造程序,和提供與製造程序相關的資訊。

(三)「物流規劃科技」(Logistics Planning Technologies, LPT):如「生產規劃系統」和「物料需求規劃系統」(MRP)。其功能主要是控管物流,包括原材料與成品,以及提供物流相關資訊。

(四)「資訊交換科技」(Information Exchange Technologies, IET):如一般的資料庫和「企業資源規劃系統」(Enterprise Resource Planning Systems, ERP)。其功能是協助促進資訊在程序、產品和物流之間的儲存與流通。

採用先進製造科技(AMT)提升了生產過程的「任務相依性」(Task Interdependence),以及製造客製化產品的速度,因此需要將組織結構朝「有機式」的方向調整,提高分權減低正式化,讓員工更有彈性且快速回應市場與製造過程中的各種情境。


※以上整理自:楊仁壽、卓秀足(2017),組織理論與管理:個案、衡量與產業應用,三版一刷,臺北:雙葉書廊。

(學習筆記/葉瑞其2021.06.27)