管理與組織概論

管理」(Management)是協調工作項目,使工作能藉由他人之力,有效率及有效能地完成。「效率」(Efficiency)是指以最少的投入,得到最大的產出。效率常被認為是「把事情做好」(Doing Things Right),也就是不浪費資源。「效能」(Effectiveness)是指「做對的事情」(Doing The Right Things),亦即這些工作必須能幫助組織達成目標。效率是做事的「方法」,而效能是指「結果」或目標的達成。

管理者與管理功能

管理者」(Manager)是指和一群人共事,並藉由協調他人的努力,來完成工作與達成組織目標的人。「基層管理者」(First-Line Managers)是管理的最基層,負責管理一般製造產品或服務顧客的基層員工。「中階管理者」(Middle Managers)介於基層管理者與高階管理者之間,他們的工作是管理基層管理者。在組織最上層的是「高階管理者」(Top Managers),他們負責制定組織的全面性決策,並決定組織的計畫與目標。

二十世紀初,法國工業家亨利‧費堯(Henri Fayol)首先提出:「所有管理者都是在執行:規劃、組織、命令、協調與控制等五項管理功能」。而後,管理功能被精簡為「規劃」、「組織」、「領導」與「控制」四項。

(一)「規劃」(Planning):訂定目標、建立達成目標之策略,以及發展一套有系統的計畫,來整合並協調企業的各項活動。

(二)「組織」(Organization):安排工作以達成組織目標。包括:決定哪些是必須完成的工作、執行的人選、任務編組、誰該向誰報告以及在什麼情況下該作決策等。

(三)「領導」(Leading):透過組織內的人來達成組織的目標。當管理者在激勵部屬士氣、影響個人或團隊、選擇最有效的溝通管道,或解決組織內部紛爭時,他就是在執行領導的功能。

(四)「控制」(Controlling):監督、評估與修正組織績效的功能。確保工作能按照計畫進行,管理者必須監督與評估組織績效,並將實際的績效與預設的目標相比較,若發現兩者間有明顯的偏差,就需藉由某些作為使工作重回正軌。

管理者角色與能力

亨利‧明茲伯格(Henry Mintzberg)研究發現,可用「管理者角色」來精確描述管理者的工作。「管理者角色」(Management Roles)是指身為管理者而應該有的特定行動或行為。

明茲伯格的十種管理者角色可區分為三大類:

(一)「人際角色」(Interpersonal Roles):指管理者和其他人的關係(部屬或組織外部人員),以及因儀式或象徵性原因而需扮演的一些角色。包含:「代表人物」(Figurehead)、「領導者」(Leader)及「連絡人」(Liaison)三種。

(二)「資訊角色」(Informational Roles):包含資訊的接收、蒐集與傳播。分別為:「監視者」(Monitor)、「傳播者」(Disseminator)與「發言人」(Spokesperson)。

(三)「決策角色」(Decisional Roles):制定決策。其內涵有:「企業家」(Entrepreneur)、「危機處理者」(Disturbance Handler)、「資源分配者」(Resources Allocator)與「談判者」(Negotiator)四種角色。

羅伯‧凱茲(Robert L. Katz)總結管理者需具備三種能力:

(一)「技術能力」(Technical Skills):指精通特定的專業知識及技能。擁有傑出技術能力的員工,常常會被提拔為基層管理者。

(二)「人際能力」(Human Skills):與他人或團隊融洽相處的能力。因為所有管理者都必須直接面對人員,所以此項能力對各階層的管理者都是很重要的。管理者必須長於溝通、激勵、領導、激發熱忱並建立信任。擁有優秀人際能力的管理者,才能激發出員工的潛力。

(三)「概念化能力」(Conceptual Skills):管理者必須能思考,並將抽象或複雜的情境予以概念化。管理者必須由整體的觀點來看組織,瞭解不同部門間的關係,並構思如何調整組織以因應外在環境的變化。

許多研究顯示,另外也有一些重要的管理能力。例如:有效地授權(並確保工作能正確完成)、有效的溝通者、批判性思考、工作負荷管理及時間管理、清楚劃分員工角色、建立開放、信任及富挑戰的工作環境等。在今日嚴苛而多變的職場環境中,要成為公司有價值的員工,就必須不斷提昇自我能力,並願意承擔額外的工作責任。

 

不同管理階層所需具備之能力不同管理階層所需具備之能力

 

管理工作的演化

管理者的「管理方式」一直在變動中。例如:科技的改變(數位化)、安全問題的改變、對組織與管理道德的重視、愈來愈激烈的競爭等,都會造成衝擊,影響管理者工作。尤其「顧客」與「創新」更是影響重大的變革。

每家企業都需要顧客,若沒有顧客,幾乎所有的企業都會關門。因此管理者必須建立一個能快速回應顧客的組織、並要確保所有員工都是彬彬有禮、專業、有服務熱誠且隨時待命,來迅速滿足顧客的各種需求。

而「不創新是企業經營中最危險的一件事」(Hattori, 2003)。「創新」是指採用不同的工作方法、發展新的產品,或冒險進入新的領域。創新不只適用於高科技或技術先進的組織,它對各種類型的組織都適用。許多創新的點子看似平凡無奇,卻對員工的態度及向心力產生很正面的影響。

組織與管理的普遍性

組織」(Organization)是將人員做刻意的安排,以達成某些特定的目標。

所有的組織都擁有三個特性:(1)明確的目的;(2)人員;(3)特定的結構。

不論組織的型態、大小、層級或所在地,所有的企業都需要管理,此即「管理的普遍性」(Universality of Management)。在所有組織中,管理者皆需要執行規劃、組織、領導與控制的功能,但並不是所有情境下都可用相同的管理方式。

根據蓋洛普對數百萬名員工及數萬名管理者的調查顯示:員工生產力與向心力最重要的影響因素,不是薪水、福利或工作環境,而是員工和他們直接主管的關係是否良好。因此,管理者是很重要的!每個組織都需要好的管理者來激勵、鼓舞眾人,讓大家樂於在一起工作,並將個人的努力整合在一起,達成組織的目標。


※以上整理自:林孟彥、林均妍譯(2011),Management, 10e / Stephen P. Robbins, Mary Coulter.2009),管理學,十版,臺北:華泰文化出版。

(學習筆記/葉瑞其 2021.07.09)